Primo sollecito ad adempiere

Ok, è arrivata la scadenza di pagamento e il tuo conto corrente piange…cosa fare?

Intanto senza aspettare che passino tanti giorni (e diciamecelo: al massimo i giorni per il ricevimento di un bonifico onbanking saranno max 3 giorni LAVORATIVI in Italia, non raccontiamocela) scrivetegli una e-mail con un gentile, incisivo, e specifico invito a pagare la fattura e inoltrarvi la ricevuta dell’ordine di bonifico, e che diversamente provvederete a cominciare a conteggiare gli interessi moratori (interessi legali + 8% mica foglie secche).

Vi faccio un format di esempio:

Gentile cliente <Tizio>,

La contattiamo perché, da un recente controllo delle nostre partite aperte è emerso che la fattura n. X del <giorno> <mese> <anno> pari a €X.XXX,XX, non è ancora pervenuta presso il conto corrente indicatogli nella stessa fattura / i nostri conto correnti /ecc.

Gentilmente Vi chiediamo di provvedere al più presto a saldare tale partita aperta nei nostri confronti, sperando che si tratti solamente di un spiacevole inconveniente.

Diversamente saremmo costretti a cominciare a conteggiare sulle stesse gli interessi di mora, come legalmente previsti dalla normativa in vigore. Onde evitare che questo avvenga, nonostante un vostro puntuale ravvedimento, Vi chiediamo di risponderci alla presente allegando la ricevuta dell’ordine di bonifico nei nostri confronti.

Per esserVi di aiuto in questo Vi riportiamo i dati identificativi del nostro conto corrente:

<IBAN del conto corrente>

Sperando in future e continue collaborazioni Vi porgiamo i nostri

cordiali salluti.

Firma

Alternativamente potreste sollecitarlo gentilmente anche telefonicamente, dipende dai rapporti ce avete instaurato con il cliente. Come più volte ho ribadito nel mio Articolo precedente, io prediligo sempre la forma scritta, ma va anche considerato l’aspetto relazionale, soggettivo e della prassi commerciale.

L’importante è in questa prima fase essere gentili e diplomatici.

Tentare un contatto diretto per trovare un Accordo

Puoi tentare un contatto diretto con il tuo cliente a questo punto, cercando di comprendere le reali motivazioni che lo hanno spinto a questo ritardo. Dovrai mettere in azione le tue più utili tecniche di comunicazione per riuscirci, e non è garantito il risultato. Ti consiglio di cercare di persuaderlo ad adempiere alle sue obbligazioni, magari mettendo in campo anche le tue difficoltà economiche conseguenti, i pagamenti dei tuoi assillanti fornitori, dipendenti ecc ecc.

L’obbiettivo è provare a concludere un accordo con il cliente per riuscire, anche parzialmente, a soddisfare il tuo credito. La conclusione di un accordo produrrebbe due vantaggi:

  1. ti evita di iniziare delle procedure legali, interne od esterne con il dispendio di tempi e costi connessi;
  2. ti potrebbe evitare di compromettere definitivamente i rapporti. Magari anche se poco puntuale nei pagamenti, si tratta di un cliente strategico, con conoscenze e una rete commerciale importante.

Un altro aspetto rilevante in questo ambito è l’educazione del cliente, se non ti fai mai sentire e valere i tuoi clienti si abituano a pagare in ritardo e non pagare e tutto si tradurrà in un circolo vizioso da cui poi farai più fatica ad uscire.

Ulteriori solleciti ad adempiere con messa in mora

Nel caso in cui dopo qualche giorno lavorativo, ancora il vostro conto corrente stia affondando in una valle di lacrime, consiglio vivamente nuovi solleciti, magari alzando di volta in volta i toni.

Decorso un termine di 15 giorni dalla scadenza stabilita direi che le cose possono mettersi in termini sostanzialmente differenti. Dico 15 giorni, ma dipende di che cosa si tratta, dalle prassi commerciali, dalla vostra sopportazione e dalle abitudini che vuoi dare al tuo cliente.

Dopo un periodo che ritieni congruo, conviene recapitare al cliente una e-mail (PEC è preferibile a questo punto) di sollecito di pagamento, riportando:

  1. i soliti  riferimenti alla Fattura n.X come nel format di esempio precedente, richiedendo esplicitamente di adempiere al pagamento della stessa;
  2. facendo presente specificatamente che “come previsto dalla normativa vigente cominceranno a maturare gli interessi di mora“;
  3. si riporta in questi casi anche un nuovo termine di pagamento (tipicamente 15 giorni);
  4. Fate riferimento al fatto che, se non adempierà entro il termine sopraindicato proseguire alla soddisfazione del vostro credito per vie legali.

Gli interessi di mora, pari a quelli legali, decorrono in automatico nei rapporti commerciali (B2B), come dicevo nell’ Articolo precedente, quindi non sono necessarie molte altre spiegazioni. Se non sono stati presi accordi specifici fra di voi, la scadenza del pagamento è pari a 30 o 60 giorni dalla data della fattura in base al caso specifico.

Se hai dubbi o non sei pratico di comunicazioni formali, ti consiglio di rivolgerti al tuo Avvocato di fiducia anche per questa prima fase di messa in mora.

E’ inutile il mio cliente non paga

Ovviamente esistono furbetti e teste bacate che non vogliono saperne di pagarti, avranno i loro problemi, ma tu devi sempre pensare ai tuoi interessi. Dopo aver provato a sollecitare il cliente più e più volte (telefonicamente, via e-mail ecc) puoi optare per recuperare il tuo credito, tramite:

  1. Società di recupero crediti, per quelle che ne so si occupano principalmente di sollecitare il pagamento, poi rigirano comunque la pratica ad un Avvocato per eseguire le aggressioni del patrimonio. Quindi io personalmente la eviterei;
  2. Avvocati, questi ultimi impiegano strumenti giudiziali come ricorso all’istituto del decreto ingiuntivo ed i successivi  procedimenti in Esecuzione forzata per ottenere alla fine il corrispettivo “mancato”.

Io consiglio vivamente di affidare l’incarico ad un Avvocato rispetto alle società di recupero crediti. Ritengo sia buona prassi dotarsi di un Avvocato di fiducia a cui fare riferimento per questa ed altre evenienze.

Conclusioni e Consigli contabili

Se non incassate alcuni crediti, avete problemi o temete di averli comunicatelo all’amministrazione contabile o al vostro Commercialista.

Così facendo si possono riportare svalutazioni e perdite su crediti contenendo il più possibile, e in parte, l’effetto sul reddito dell’esercizio. Altrimenti oltre la beffa di aver perso tempo e risorse dell’impresa, anche il danno: ci pagate pure le imposte su ricavi mai incassati.

Ulteriore considerazione, per fare quanto detto e per poter gestire la cosa al minor costo possibile, dovete assolutamente monitorare costantemente lo stato dei vostri crediti.

Sembra una banalità ma non lo è, bisogna monitorare il conto corrente e verificare con frequenza le fatture ancora aperte. E’ necessario fare il controllo anche quando ci sono le Ri.Ba, perchè anche quelle (non subito) tornano insolute e non parliamo le fatture Anticipate o Allo sconto. Tutti i crediti che ancora sono coinvolti nella sfera dell’impresa devono essere monitorati con precisione e costanza.