La Fattura PA

La fattura PA non è altro che una fattura elettronica emessa tramite il Sistema di interscambio con delle caratteristiche particolari:

  1. Non accoglie il Codice univoco o codice destinatario SDI (a 7 cifre) ma il codice IPA (6 cifre). Il Codice IPA identifica la pubblica amministrazione per il ricevimento delle fatture PA;
  2. All’interno delle fatture PA deve essere sempre compilato il campo CIG (Codice identificativo di Gara) o CUP (Codice univoco di Progetto);
  3. La normativa IVA di riferimento, nella maggior parte dei casi, è quella relativa allo Split Payment o Scissione dei pagamenti.

Procedura preliminare per emettere senza intoppi una fattura PA

Se stai per emettere una fattura PA prima di addentrarti operativamente nella compilazione procedi così:

  1. Identifica correttamente il soggetto a cui effettivamente devi emettere la fattura e trova il codice IPA sul portale Indice delle Pubbliche amministrazioni: Indice PA . Se il cliente non esiste sull’Indice IPA quella che devi emettere non è una fattura PA;
  2. Identifica il CIG o CUP, le Pubbliche amministrazioni sono tenute a pubblicare i risultati di gara, appalto o i contratti stipulati. Per questo se non hai la documentazione di riferimento puoi cercarla nella sezione “Trasparenza” del sito dell’ente;
  3. Apprendi se la fattura è da emettere in regime di Scissione dei pagamenti, detto anche Split payment: alcune organizzazioni operano anche per motivi commerciali o non istituzionali e quindi possono richiedere l’emissione di una fattura non in regime di Split payment. Questo non accadrà mai per enti pubblici locali come Comuni, Province, Regioni o lo Stato.
ricevute SDI fattura PA

Può accadere soprattutto il contrario di questi tempi: cioè che una fattura vada emessa con regime Split payment ma non sia del tipo “Fattura PA”. Questo succede oggi perché nel 2017 hanno allargato il numero di operatori che ne sono attratti. Per gli elenchi dei soggetti in Split payment nel 2019 si può consultare il sito ufficiale del Dipartimento delle Finanze.

Chiariti questi punti fondamentali puoi procedere nella compilazione della fattura PA.

La fattura PA non richiede un software apposito per l’emissione, è possibile emettere gratuitamente le fatture da Fatture e corrispettivi, sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

In caso fossi interessato al servizio, leggi la guida per accedere al tuo cassetto fiscale agli articoli seguenti:

Come accedere al cassetto fiscale della Società – prima parte: richiedere il PIN

Come ottenere le credenziali Fisconline di Agenzia dell’Entrate in 8 passaggi (per Persona fisica)

Dal 01.01.2019 l’emissione della fattura PA può essere gestita dallo stesso software di fatturazione che usi per le fatture ordinarie.

Ricevute di trasmissione delle Fatture PA

Una volta compilata e trasmessa la fattura PA, devi attendere la notifica di ricevimento. Come nel caso delle fatture fra privati, possono succedere due situazioni:

  1. Consegnata: l’emissione è andata a buon fine e quindi la PA può visualizzare la fattura emessa;
  2. Scartata: l’emissione non è andata a buon fine e, in ogni caso, la Pubblica amministrazione non potrà vedere la fattura che hai tentato di recapitargli.
Ricevute Fatture PA dopo il ricevimento

Ricevute di accettazione della Fattura PA

Nel caso in cui la fattura risulti consegnata dallo SDI, il processo di fatturazione alla Pubblica amministrazione non è ancora concluso. La PA può infatti rifiutare le fatture ricevute. Per questo motivo devono essere monitorate le ricevute nelle settimane successive. Le situazioni  che si possono verificare sono 3:

1. La fattura viene ACCETTATA dalla PA: quindi è stata visualizzata, la fattura è corretta e registrata dall’ente. N.B. Alcune Amministrazioni pubbliche effettuano i controlli in un momento successivo all’accettazione e alla registrazione. In questi – rari – casi ti ricontatteranno richiedendoti delle correzioni. La situazione in questo caso potrà essere gestita con l’emissione di una Nota di credito (a storno della precedente) e la successiva emissione di una nuova fattura corretta;

2. La fattura viene RIFIUTATA dalla Pubblica amministrazione: in questo caso devi leggere se al rifiuto sono state allegate le note con le relative spiegazioni. Altrimenti, devi contattare direttamente la Pubblica amministrazione per comprendere le ragioni effettive del rifiuto;

Fattura rifiutata entro la liquidazione IVA del periodo

Attenzione che una fattura rifiutata è come se non fosse mai stata emessa: per questo motivo puoi riprenderla, correggerla e riemetterla: questo significa che puoi utilizzare lo stesso protocollo e la stessa data originaria. Questa operazione potrai compierla correttamente – per la tua contabilità – solamente se non sono passati i 15 giorni dall’emissione e non hai chiuso la liquidazione IVA relativa.

Se il tuo programma non ti permette di riprendere lo stesso protocollo della Fattura PA precedente, ti consiglio di contattare l’assistenza della Software House.

Fattura rifiutata oltre la liquidazione IVA del periodo

Se hai già chiuso la liquidazione IVA del periodo della fattura rifiutata, analizza la situazione:

  1. La fattura conteneva degli errori formali (ad esempio nella descrizione articoli o nel riferimento del CIG) ma non varia nelle sue componenti numeriche complessive: totale imponibile, totale IVA e totale fattura. In questo caso puoi risolvere riprendendo la fattura rifiutata, con lo stesso protocollo e data di quella originale, e apportando le modifiche richieste dalla PA;
  2. La fattura riportava degli errori quantitativi ad esempio nell’imponibile complessivo, IVA o totale documento. La soluzione che propongo in  questi casi è la seguente:
    1. contattare il prima possibile la PA, verificare nuovamente gli elementi della fattura da correggere;
    2. chiedergli, a causa della regolare tenuta della tua contabilità, di accettare la prossima fattura che sarà identica a quella – sbagliata- già rifiutata;
    3. chiedergli quindi di accettare la successiva nota di credito a storno totale della precedente;
    4. e quindi riemettere la nuova fattura corretta che, inevitabilmente, avrà un nuovo protocollo e nuova data.

3. La fattura è stata recapitata tramite SDI, ma risulta in DECORRENZA TERMINI: questo significa che la  Pubblica amministrazione non l’ha né accettata né scartata nei 15 giorni successivi. La fattura si considera come “accettata” tuttavia, potrebbe essere che la fattura vada stornata e riemessa, a causa di qualche errore. La Pubblica amministrazione sa che a volte, superato un certo lasso di tempo utile, le imprese non riescono a riprendere la fattura e correggerla. In questi casi, ti consiglio di contattare in ogni caso la PA e chiedergli spiegazioni in merito: se è tutto ok non dovrai fare alcunché e la fattura dovrà essere messa in pagamento.

Conclusioni

Con questa piccola guida volevo chiarirti alcuni fondamenti indispensabili per fatturare alle Pubbliche amministrazioni.

Non sempre queste indicazioni ti saranno sufficienti: ricorda è fondamentale sempre un dialogo diretto con la PA, solo così riuscirai a capire il problema e a coordinarti per una rapida soluzione.

Le soluzioni da me proposte in questo articolo potrebbero non fare al caso tuo: in caso di dubbi, richiedi sempre un consulto al tuo commercialista. Lui saprà indicarti le azioni da intraprendere per una ordinata e corretta tenuta della contabilità.